קליטת חשבוניות במייל ובוואטסאפ
איך שולחים למקור חשבוניות של ספקים וקבלות על הוצאות במייל או בוואטסאפ, בלי לפתוח את האפליקציה — ומה עושים אם משהו לא נקלט.
מה זה
חוץ מסריקה באפליקציה או העלאה באתר, אפשר פשוט לשלוח חשבוניות של ספקים וקבלות על הוצאות — במייל לכתובת makor@betterip.io או בוואטסאפ למספר של מקור.
כל חשבונית שנשלחת נכנסת לסריקות של העסק, נקראת אוטומטית בדיוק כמו חשבונית שסרקתם, ומחכה שתבדקו ותאשרו אותה.
ליד כל סריקה מופיע איך היא הגיעה: אתר, אפליקציה, API, מייל או וואטסאפ. ברשימת הסריקות אפשר גם לסנן לפי זה.
הגדרה חד־פעמית: רישום הטלפונים והכתובות שלכם
מקור קולט רק חשבוניות שנשלחו מטלפון או מכתובת מייל שרשמתם ואימתתם. עושים את זה פעם אחת:
- פותחים את תפריט החשבון ובוחרים קליטת חשבוניות. אותו מסך נמצא גם כלשונית בהגדרות העסק.
- מוסיפים את מספר הטלפון או את כתובת המייל שמהם תשלחו חשבוניות.
- בוחרים לאיזה עסק ייכנסו החשבוניות שנשלחות ממנו. אפשר לבחור רק עסק שאתם בעלים או עובדים בו — עסק שאתם רואי החשבון שלו לא יופיע ברשימה.
- מאמתים שהטלפון או הכתובת באמת שלכם, כמו שמוסבר כאן למטה.
אימות כתובת מייל
- אחרי ההוספה, מקור שולח לכתובת הזו מייל עם קוד בן 6 ספרות.
- מקלידים את הקוד במסך קליטת החשבוניות ולוחצים אימות.
הקוד בתוקף 30 דקות, ואפשר להקליד אותו עד 5 פעמים. המייל לא הגיע או שהקוד פג? לחצו שליחת קוד חדש, ושווה לבדוק גם בתיקיית הספאם.
אימות טלפון
- אחרי ההוספה, המסך מציג קוד בן 6 ספרות וכפתור פתיחה בוואטסאפ.
- לוחצים על הכפתור. וואטסאפ נפתח עם הודעה למספר של מקור, והקוד כבר כתוב בה.
- שולחים את ההודעה מהטלפון שהוספתם, ולא מטלפון אחר.
- תוך כמה שניות המסך מתעדכן לבד והטלפון מסומן כמאומת. אין צורך לרענן.
למה ככה? הודעה שיוצאת מהטלפון עצמו מוכיחה שהוא באמת שלכם. אם יצאתם מהמסך לפני ששלחתם, לחצו הצגת קוד כדי לקבל קוד חדש.
- כל טלפון וכל כתובת מייל יכולים להיות רשומים אצל משתמש אחד בלבד במקור.
- אפשר להחליף בכל רגע את העסק שאליו נכנסות החשבוניות, או להסיר טלפון או כתובת.
שליחת חשבונית
במייל
- מצרפים את החשבונית כקובץ PDF, JPG או PNG. אפשר לצרף כמה קבצים לאותו מייל.
- כל קובץ יכול להיות עד 50MB. קבצים מסוגים אחרים (למשל Word או Excel) לא נקלטים.
- שולחים אל makor@betterip.io מכתובת שאימתתם.
בוואטסאפ
- שולחים צילום של החשבונית או את קובץ ה־PDF מטלפון שאימתתם, אל המספר שמופיע במסך קליטת החשבוניות.
- שולחים בצ׳אט ישיר עם מקור, לא בקבוצה.
שלחתם את אותו קובץ פעמיים? הוא יירשם פעם אחת בלבד.
החשבונית לא הופיעה בסריקות?
- שלחתם מטלפון או מכתובת שלא אימתתם? החשבונית לא נכנסת לעסק אלא נשמרת בהמתנה. פנו לתמיכה ונוכל לשייך אותה.
- סוג הקובץ לא נתמך. במייל נקלטים רק PDF, JPG ו־PNG; בוואטסאפ — צילום או PDF. מדבקות ופורמטים אחרים לא נתמכים.
- בדקו שבחרתם את העסק הנכון ליד הטלפון או הכתובת במסך קליטת החשבוניות. אולי החשבונית נכנסה לסריקות של עסק אחר.
עדיין לא מוצאים? כתבו לנו.
סריקה באפליקציה
אם סריקה באפליקציה נכשלת, תראו ליד כל פריט שנכשל את הסיבה וכפתור לנסות שוב. הסיבה מדווחת אלינו אוטומטית, כך שצוות התמיכה רואה אותה גם בלי שתצטרכו להסביר.
פרטיות
- אנחנו שומרים רק את הקבצים ששלחתם.
- קודי האימות פגים אחרי זמן קצר.
- אפשר להסיר טלפון או כתובת בכל רגע, ומאותו רגע חשבוניות שיישלחו מהם לא ייקלטו.
לפרטים נוספים: מדיניות הפרטיות.
שאלות נפוצות
צריך לאמת שוב בכל פעם?
לא. מאמתים פעם אחת, ומאז כל חשבונית שנשלחת מהטלפון או מהכתובת נקלטת.
יש לי כמה עסקים. איך בוחרים לאיזה מהם החשבונית נכנסת?
כל טלפון וכל כתובת מקושרים לעסק אחד. אפשר לרשום כמה טלפונים וכתובות, כל אחד לעסק אחר, ולהחליף את העסק בכל רגע.
רואה החשבון שלי יכול לשלוח חשבוניות לעסק שלי בדרך הזו?
לא. אפשר לבחור רק עסק שאתם בעלים או עובדים בו. עובד בעסק יכול לרשום את הטלפון או המייל שלו ולשלוח בעצמו.
החשבונית נרשמת בספרים מיד?
לא. היא נכנסת לסריקות, נקראת אוטומטית ומחכה שתבדקו ותאשרו אותה — בדיוק כמו חשבונית שסרקתם.